Kurum içi iletişim ve bilgi paylaşımının esas alındığı İntranet (kurum içi ağ) ile şirketler, çalışanlar arası sosyalleşmeyi, birbirleri arasındaki kesintisiz bilgi paylaşımını ve işbirliğini amaçlamaktadır. Çalışanların birbirleri ile kesintisiz bilgi paylaşımı ise firmaların müşterilerinin ihtiyaçlarına cevap verme oranını %70’lere taşımaktadır. İhtiyaçları ve beklentileri karşılanan müşteriler ise mutlu müşterilerdir.
İntranet sistemlerinden önce kurumlarda bilgi kaynakları, ayrı sistemlerde saklanarak yalnızca o alanın ilgililerine açık tutuluyordu. Bugün intranet kullanıcıları şirket veri tabanına, raporlara, ilgili oldukları bilgilere tek bir ara yüzden ulaşabiliyorlar. Firmaların intranet yatırımlarının başarısız olmasında farklı etkenler bulunuyor: sistemin heryerden ve her tür cihazdan erişilebilir olmaması, kullanımının zorluğu, kullanıcılar tarafından yeni bilgilerin eklenememesi veya kullanıcıların güncel verileri bulmakta zorlanmaları vb.
Kurum çalışanlarının severek ve isteyerek kullanacakları mobil ve sosyal intranet için 7 öneri:
- İntranet mobil olmalı
Dünya çapında 1,6 milyar kişi (2015) mobil uygulama kullanıcısı bulunuyor. Şirket çalışanları kişisel ihtiyaçları ile ilgili herşeyi akıllı telefonlarındaki uygulamalarda bulabiliyorlar. Sürekli kullandıkları cihazlardan işleri için önemli kurumsal bilgilere de ulaşabilmeliler. Kullanıcılar nerede ise siz de orada olmalısınız. Kurum içi ağ, mobil kullanımı desteklemelidir ve sisteminizin kesintisiz kullanılabilmesi için bulut platform üzerine inşa edilmelidir.
- Kolay ve basit olmalı
Websitenizde olan tüm özellikler intranette olmak zorunda değildir; hatta olmamalıdır. Mobil kullanımda ihtiyaç duyulan özellikleri intranete taşımalısınız; hiç kullanılmayan ve gerek duyulmayan bilgi ve seçenekleri sistemden çıkarmalısınız.
- Aktif kullanıcıları olmalı
Mobil ve sosyal intranet ancak kullanıcıları varsa başarılı sayılabilir. Kurumsal uygulamaların arasından en çok kullanılanları mutlaka intranete koymalı ve çalışanların giriş yapıp denemelerini sağlamalısınız.
- Yöneticiler de kullanmalı
Yüksek seviyedeki yöneticilerin ve kıdemli müdürlerin platformu kullanmaları ve intranet üzerinden mesaj yayınlamaları, çalışanların ofis ortamında erişemeyecekleri kişilere ulaşabilmesini sağlar. Yöneticilerin, şirket ile ilgili paylaşımları, çalışanları da intraneti kullanmaya teşvik edecekir.
- Motivasyon takımı olmalı
Çalışanlar, özellikle de sosyal medya jenerasyonu, sistemlerde gerçek zamanlı anında etkileşim beklerler. Kurum içinde sorumluluk verdiğiniz motivasyon ekibi, geri bildirimleri koordine etmeli ve etkileşimin devam etmesini sağlamalıdır.
- Tasarıma yatırım yapılmalı
Sadece yapmış olmak için bir intranet yapmamalısınız. Kullanışlı bir sistem için önce kullanıcılara ne istediklerini sormalı sonra tasarlayarak ve kurgulamalısınız.
- İntranet eğlenceli olmalı
Kullanıcıları etkileşim ve diyalog içinde tutmak için küçük oyunlar sunmalısınız. Eğlenceli yarışmalar, anketler ve ödüller, kullanıcıları intranete giriş yapmaya ve kullanmaya davet edecektir.
Neden Virgin America Çalışanları İntraneti Çok Seviyorlar?
Virgin America, havayolları sektöründe ürün ve müşteri hizmetleri konusunda yenilikçi yaklaşımı ile tanınan ve hayranlıkla izlenen bir firma.
Virgin America’nın havayolu firmaları arasında farklı bir konuma sahip ve müşteri hizmetleri konusunda başarılı olmasının başlıca nedeni, müşterilerine sundukları hizmet kalitesi ve teknoloji çözümlerini, şirket çalışanları için de sunan bir kurum kültürüne sahip olmaları. California merkezli firma, heyecanını kaybetmeyen ve motivasyonu yüksek personelin, sahip olduğu pozitif enerjiyi müşterilerine de taşıyabileceğini biliyordu.
Virgin America, kurum için bir intranet kurgulamaya karar verdiğinde “wow” hissi yaratacak bir sistemi Salesforce.com çözümleri ile hayata geçirdi. Kurumun ihtiyaçlarını ve önceliklerini kapsayan büyük resmi çizdiler ve çözümleri birer birer hayata geçirdiler:
Çalışanlar neredeyse orada olmalıyız
Virgin America’nın çalışanlarının %90’ı masa başı çalışanı değil. PC için geliştirilmiş herşeyin mobil cihazlardan da erişilebilir olması gerekiyordu. Farklı sorumluluk alanları olan çalışanların farklı görevleri ve ihtiyaçları vardı. Her birim için farklı tasarımlar yapıldı ve birimler kendileri ile ilgili bilgiye anında erişebildi.
Kullanıcı arayüzü ve kullanıcı deneyimi için yatırım
Ekranlardaki seçenekler minimalize edildi ve hızlı navigasyon ile karışıklıklar ortadan kaldırıldı. İntranetin, kullanılırsa başarılı olacağı biliniyordu. Virgin America, şirketin tüm önemli anlaşmalarını ve kampanyalarını email ortamından intranete taşıdı ve çalışanların sisteme giriş yapmaları için “havuç” sundu; örneğin şirket içinde düzenlenen yarışmalara katılım yine sadece intranet üzerinden yapılabildi.
Gerçek Zamanlı – Anında Etkileşim
Virgin America çalışanları, sosyal medya kullanıcısı genç ve dinamik insanlar; etkiye anında tepki bekliyorlardı. Her birimde, çalışanların motivasyonundan sorumlu bir kişi belirlendi. İntranette paylaşılan yorumlara cevaplar veren ve diyaloglarda etkileşimi canlı tutan bu kişiler, Chatter ile iletişimde verimliliği arttırdılar.
Salesforce çözümlerini 30 gün boyunca tüm fonksiyonlarıyla ücretsiz kullanmak için tıklayın.
