Blog

16 Şubat 2016

Çalışırken Dikkatimizi Dağıtan 5 Etken

Çalışırken Dikkatimizi Dağıtan 5 Etken

Hepimiz için bir gün 24 saatten oluşuyor. Bunu değiştiremeyiz. Ancak çalışmak için ayırdığımız zamanın süresi ve verimli kullanımı tamamıyla bizlere bağlı; dolayısıyla çalışma saatlerindeki verimlilik kişiden kişiye büyük ölçüde farklılık gösteriyor. Çalışma saatlerimizde dikkatimizi dağıtan ve vaktimizi boşa harcamamıza neden olan bazı etkenler var.

Çalışırken Dikkatimizi Dağıtan 5 Etken Nelerdir ve Nasıl Önleyebiliriz?

  1. Email

Birçoğumuz beş dakikalık aralıklarla epostamızı kontrol etmeyi alışkanlık haline getirdik. Epostalarımıza kısa zamanda dönüş yapmak önemli ancak gün içinde aldığımız maillerin büyük bir kısmı anında cevaplamamızı  gerektirmiyor; hatta bu maillerin büyük bir kısmı sadece bilgilendirme içeriklerinden oluşuyor.

Gün içinde 2 veya 3 kez emaillerin kontrol edilmesi ve cevaplandırılması çok daha verimli olabilir. Posta kutunuza her mail gelişinde bilgilendirme almak (ekranda beliren pop up, sesli bilgilendirme vs) ve anında maili okumak, üzerinde çalıştığınız başka bir konudan sizi uzaklaştırdığı gibi zaman da kaybettirebilmektedir. Maillerinize bakmak için gün içinde uygun saat aralıklarını belirleyip, diğer zamanlarda eposta programınızı kapalı tutabilirsiniz.

  1. İş Takibi

Özellikle satış toplantısı veya müşterinizle telefon görüşmesi sonrasında satış sürecinin bir sonraki aşaması için teklif sunulması, teklifin revize edilmesi vb. çalışmaların yapılması gerekmektedir. Bu tip önemli ve gerekli çalışmalar için zamanlama doğru yapılmalıdır. Nasıl epostaları kontrol etmek gereğinden sık yapıldığında zaman kaybettirebiliyorsa iş takiplerinde de zaman israfından kaçınmak için iş ve süreç takibi (CRM sisteminizdeki Follow Up Tasks, Opportunity Tracking Tasks vb. uygulamalar faydalı olacaktır ) her gün belirli saatlerde yapılabilir. Gün içinde belirlediğiniz zamanlarda teklif ve proje kapsam kayıtlarını güncelleyerek iş takibi yapabilir, hem vaktinizi verimli kullanıp hem de dikkatiniz dağılmadan çalışabilirsiniz.

  1. Sosyal Medya

Çalışırken dikkatimizin dağılmasının belki de en önemli ve en bilinen etkeni sosyal medya, bizi saatlerce meşgul edebiliyor.  Belli aralıklarda twitter veya facebook’a göz atmak güncel konuları takip etmek için önemlidir ancak bir proje veya teklif üzerinde çalışırken bir gözümüzün açık kalan timeline’da kalması işimizi daha geç bitirmemize yol açıyor. Sosyal Medyada geçirdiğiniz zamanı, çalışma saatleri içinde kendinize kısa dinlenme zamanları olarak belirleyebilir, hatta Facebook’ta geçirdiğiniz 5 dakika için patronunuza karşı mahçup olmayı önleyebilirsiniz. PC ve telefonunuzdaki sosyal medya hesaplarınızdan gelen bilgilendirmeleri kapatmayı deneyin; sessiz ve titreşimsiz bir telefonla çalışmanın daha verimli olduğunu göreceksiniz.

  1. Ofis Dedikoduları

Dikkat etmezsek kendimizi bir anda aslında hiç de üstümüze vazife olmayan konularda iş arkadaşımızla uzun bir konuşmanın içinde bulabiliriz. Ofis içinde sosyal etkileşimler önemlidir ve ofis içinde bizleri motive eden etkenlerden bir tanesidir. Ancak bilgi paylaşmak ve dedikodu yapmak arasında ince bir çizgi bulunuyor.  Üzerinde çalışmakta olduğunuz projeye konsantre olmanız gerekirken bir müşterinizin özel hayatı hakkında yapılan konuşmalar dikkatinizi dağıtır. Teklif veya proje üzerinde çalıştığınız zamanlarda odanızın kapısının kapalı olması, iş arkadaşlarınıza gerekli olmadıkça sizi rahatsız etmemeleri konusunda mesaj verecektir. Kendinize ait bir odanız yoksa ve open office çalışanıysanız dikkatinizi toplamak için  kulaklıklarınızı takabilirsiniz.

  1. Çalışma Alanı

Dağınık bir ofiste, dağınık bir masada çalışmak dikkat dağıtan diğer bir etken.  Aynı durum dağınık bir bilgisayar ekranı için de geçerli. Eş zamanlı 3-5 farklı web sayfası açıksa veya 4 teklifi aynı anda yazmaya ve iki teklifi revize etmeye çalışıyorsanız, emin olun tüm işlerinizi tamamlamak için  normalden daha uzun bir zamana ihtiyacınız olacaktır. Aynı zamanda birden fazla işi yapmaya çalışmak hata yapma ihtimalini de arttıran bir faktördür.

Dikkat dağıtan beş etkenden aynı anda kaçınmaya çalışmak size zor gelebilir, bu etkenleri zaman içinde birer birer fark edip önleminizi almayı deneyin; çalışma alanınızdaki dağınıkla başlamak iyi bir fikir olabilir. Alışkanlıkların değişmesi zaman ister fakat  yeni kazandığınız alışkanlıklarla zamanınızı daha verimli kullanabildiğinizi göreceksiniz.

İş hayatınızı daha verimli yapacak 11 iş uygulamasını mutlaka okuyun.

Genel, Salesforce , , , ,