MÜŞTERİ BAŞARI HİKAYESİ
TOG verilerinin Salesforce’a aktarılması ile birlikte, çalışan iş gücünün ve genç gönüllülerin toplumsal faydaya olan katkısı üzerine raporlar, ihtiyaçlar ve tespitler üzerinden daha etkin bir şekilde değerlendirilebilir bir biçim kazandı.
Derya Kılıçalp – Kaynak Geliştirme ve İletişim Departmanı Yöneticisi

Toplum Gönüllüleri Vakfı Salesforce Başarı Hikayesi

“Toplum Gönüllüleri Vakfı, gençlerin toplumsal fayda üretebilmesi için gençlere fırsatlar sunan, sosyal sorumluluk projeleri geliştirmeleri ve hayata geçirmeleri için imkanlar yaratarak toplumsal barış ve değişim için çalışan bir sivil toplum kuruluşudur. Yaptığımız tüm iş birliklerimizi misyonumuzu paylaşacak ve aynı değerler üzerinde hem fikir olduğumuz paydaşlarla yürütmekteyiz. Inspark ile de aynı değerleri taşıyor olmamız hem çalışmak hem de projemizi geliştirmek adına bizim için çok önemliydi.

Değerlerimizin ortaklığının yanı sıra, projeyi geliştirme ve Toplum Gönüllüleri Vakfı’nın Salesforce’u tanıması sırasında yaşanan aksaklıklarda, Inspark danışmanları çözüm odaklı iş yapma prensipleri ile her zaman yanımızdaydılar. Beraber çalıştığımız süre boyunca söyleyebilirim ki Inspark, CRM modellemesi hakkında yüksek teknik bilgi ve deneyime sahip uzman bir ekipten oluşuyor.”
Zafer Sevim, Toplum Gönüllüleri Vakfı, Dijital İletişim Koordinatörü

Toplum Gönüllüleri Vakfı – Toplumsal Değişim için Gençlerin Gücüne İnanıyor

2002 yılında bir grup genç ve yetişkin tarafından kurulan Toplum Gönüllüleri Vakfı (TOG), Türkiye’de 80 şehirde, yüz binlerce kişiye ulaşan binlerce gönüllüyle çalışıyor. TOG, gençlerin toplumsal katılımını gönüllülük temelinde artırmayı amaçlamaktadır.

TOG’un 60.000’den fazla gönüllüsü, farklı şehirlerde koordinasyon merkezleri ve gençlik merkezleri bulunuyor.

Bağışçı İlişkileri ve Gönüllü Ağını Yönetimi

Toplum Gönüllüleri Vakfı, potansiyel bağışçılara ulaşmak ve en değerli varlığını yani organizasyonun gönüllü ağını yönetmek için bir sisteme ihtiyaç duyuyordu.

Türkiye’nin birçok şehrindeki üniversitelerde öğrenci kulüpleri olarak bir araya gelen gönüllülerin iletişim bilgilerinin toplanması ve güncellenmesi için hızlı ve kolay bir altyapıya ihtiyaç vardı. Manuel veri girişi ve güncelleme yapmak zaman alıcıydı, iş verimliliği sağlanamıyordu ve analiz edilmesi mümkün değildi. Program dahilinde gönüllüler tarafından yapılan projeler ve eğitimler izlenemiyordu. Proje ve gönüllü bilgilerinin tek bir sistemde kayıt altına alınması ve gerekli bilgilerin tamamına anında ulaşılması önemliydi. Raporlama yapmak için gerekli altyapıya mevcut değildi. Gönüllülerin eğitimlere ve çeşitli çalışmalara başvuruları için entegre bir yapının olmaması işlemleri yavaşlatıyordu. Bilginin büyüklüğüne, geliş ve değişim hızına yetişme ihtiyacı elzem duruma geldiğinde gönüllü ağı yönetimi ortaya çıktı.

Şeffaflık ve hesap verebilirlik ilkesi ile çalışan TOG, bağışçıları ile kurduğu ilişkide yine bu bilgi ve ilişki yönetimi desteğini aldı.

Salesforce ile Entegre Gönüllü Takip Sistemi ve İş Takibi

Vakıf kendi çalışma şekline uygun yazılım arayışı sırasında STK’ların tercih ettikleri Salesforce.com çözümleri ile tanıştı ve Salesforce Türkiye Yetkili İş Ortağı Inspark ile görüştü. Salesforce Platform çözümlerinin esnek altyapısı ve Inspark’ın dernek ve vakıflarla yapmış olduğu CRM proje deneyimi karar verme sürecinde etkili oldu.

Salesforce CRM ile gönüllü bilgilerinin izlenebilmesi için entegre bir sistem kuruldu, gönüllülere dair bilgilerin çalışanlar tarafından sisteme aktarıldığı bir yapı oluşturuldu. Salesforce CRM’de “account” yapısı altında oluşturulan gönüllü örgütlenmeleri, gönüllüler, projeler, etkinlikler ve diğer tüm çalışmalar kayıt altına alındı. TOG’un çalışanlarının, gönüllülerinin, proje, eğitim ve katılımcılarına ait bilgilerin tek bir sistemde yönetilebilmesi raporlama yapmak için imkan sağladı.

TOG, Gençlerle Birlikte İyilik Her Yerde

TOG, Salesforce CRM kullanmaya başlamadan önce gönüllü, proje, eğitmen gibi tüm kurumsal bilgileri Excel çalışma tablolarında tutuyordu. Farklı lokasyonlarda bulunan koordinasyon merkezlerinde farklı şekillerde toplanan bilgiler birbirleri ile ilişkilendirilemiyordu. Salesforce CRM ile tüm bilgiler tek ve güvenilir bir sistemde kayıt altına alınarak yönetiliyor.

Çalışmalara başvuru yapan gönüllüler, eğitimlere katılım durumları, bu eğitimleri veren kişilerin bilgileri, tüm gönüllü faaliyetleri ve bağışçılar sistemden takip edilebiliyor.

Gönüllülerin bağlı bulundukları organizasyon ve TOG çalışanlarının aktiviteleri ile ilgili tüm bilgiler sisteme giriliyor.

Kısa bir süre içinde TOG’a ait tüm veriler Salesforce’a aktarıldı. CRM’de bulunan güncel veriler ile gerçek zamanlı olarak gönüllü ve projelere ait güncel bilgiye anında erişim sağlandı. Organizasyon içindeki iletişimin hızlanması ile birlikte çalışma gruplarının verimliliği arttı.

Verimlilik, Bilginin Kullanımı ve Gençlerin Güçlendirilmesi

“TOG verilerinin Salesforce’a aktarılması ile birlikte, çalışan iş gücünün ve genç gönüllülerin toplumsal faydaya olan katkısı üzerine raporlar, ihtiyaçlar ve tespitler üzerinden daha etkin bir şekilde değerlendirilebilir bir biçim kazandı. Elle tutulamayan değerlerinin sosyal etkisinin önemine inan TOG, Salesforce ile verilerinin de gençlere, topluma ve gönüllülüğe olan katkısının yönetimini daha verimli bir hale getirerek, bilgi ve deneyim arasında önemli bir sinerji yaratma yolculuğuna çıkmış oldu.” Derya Kılıçalp – Kaynak Geliştirme ve İletişim Departmanı Yöneticisi

PROJE DETAYLARI

Sektör: Sivil Toplum Kuruluşu

Proje Konusu: Gönüllü Ağı Yönetimi

Proje Süresi: Faz I için 10 Hafta, Faz II için 15 Hafta

Kurumsal Yazılım: Salesforce.com

Modül: Non Profit Success Pack

Çözüm: Gönüllü Ağı ve Proje Yönetimi Platformu

Proje Yılı: 2015-2016